Datenschutzerklärung | Berentzen-Gruppe Flaschenpost

gemäß EU Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO)

(Verordnung EU (2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27.04.2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46EG im Amtsblatt der Europäischen Union, ABl. L 119/1; Inkrafttreten: 25. Mai 2018).

Für das Social Intranet der Berentzen-Gruppe

„Flaschenpost“

Wir, die Berentzen-Gruppe (Haselünne), nehmen den Schutz Deiner persönlichen Daten sehr ernst. Wir behandeln Deine personenbezogenen Daten vertraulich und entsprechend der gesetzlichen Datenschutzvorschriften gemäß Deutschem und Europäischem Recht (insb. gem. Datenschutzgrundverordnung/DSGVO und Telemediengesetz/TMG) und der nachfolgenden Erklärung.

Diese Datenschutzerklärung bezieht sich allein auf unser Social Intranet. Falls Du von hieraus über Links auf andere Websites oder Onlineplattformen weitergeleitet wirst, informiere Dich bitte in den dortigen Datenschutzhinweisen über den jeweiligen Umgang mit den Daten und deren dortiger Verarbeitung.

Rechtsgrundlage der Datenverarbeitung auch auf Websites und in Online-Tools sind im Wesentlichen folgende Bestimmungen und rechtliche Regelungen:

Deine Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 lit. a DSGVO)
Erfüllung von Verträgen oder anderen Rechtsverhältnissen (Art. 6 Abs. 1 lit. b DSGVO)
Wahrung berechtigter Interessen / Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 lit. f DSGVO)

Nach den Grundsätzen der Datenvermeidung und der Datensparsamkeit verarbeiten wir personenbezogene Daten nur so lange, wie dies im Sinne der nachstehenden Erklärung erforderlich oder vom Gesetzgeber vorgeschrieben ist (gesetzliche Speicherfrist). Entfällt der Zweck oder das Recht zur Verarbeitung der erhobenen personenbezogenen Daten oder endet die zulässige Speicherfrist, sperren oder löschen wir die Daten; es sei denn, Deine — befristete — Weiterverarbeitung ist insbesondere zu folgenden Zwecken erforderlich:

Erfüllung handels- und steuerrechtlicher Aufbewahrungsfristen, insbesondere gemäß Handelsgesetzbuch (HGB) und Abgabenordnung (AO). Die dort vorgegebenen Fristen zur Aufbewahrung bzw. Dokumentation betragen zwei bis maximal zehn Jahre.
Erhaltung von Beweismitteln im Rahmen der Verjährungsvorschriften. Nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB) können diese Verjährungsfristen bis zu 30 Jahre betragen, wobei die regelmäßige Verjährungsfrist drei Jahre beträgt.
Gewährleistungs- oder Garantieansprüche deinerseits

Um eine Datensperre jederzeit berücksichtigen zu können, ist es erforderlich, die Daten aber für Kontrollzwecke in einer Sperrdatei vorzuhalten. Besteht keine gesetzliche Archivierungspflicht, kannst Du auch die Löschung solcher Daten verlangen. Bei gesetzlicher Archivierungspflicht sperren wir diese Daten, wenn Du dies wünscht. Soweit die Bereitstellung von personenbezogenen Daten gesetzlich oder vertraglich vorgeschrieben oder für einen Vertragsabschluss notwendig ist, weisen wir auf die nachteiligen Folgen wegen der Nichtbereitstellung hin.

Insbesondere die folgenden in dieser Vereinbarung verwendeten Begriffe sind nach Art. 4 DSGVO wie folgt definiert:

personenbezogene Daten: alle Informationen, die sich auf eine identifizierte oder identifizierbare natürliche Person (im Folgenden „betroffene Person“) beziehen. Als identifizierbar wird eine natürliche Person angesehen, die direkt oder indirekt, insbesondere mittels Zuordnung zu einer Kennung wie einem Namen, zu einer Kennnummer, zu Standortdaten, zu einer Online-Kennung oder zu einem oder mehreren besonderen Merkmalen, die Ausdruck der physischen, physiologischen, genetischen, psychischen, wirtschaftlichen, kulturellen oder sozialen Identität dieser natürlichen Person sind, identifiziert werden kann.
betroffene Person: jede identifizierte oder identifizierbare natürliche Person, deren personenbezogene Daten von dem für die Verarbeitung Verantwortlichen verarbeitet werden.
Verarbeitung: jeder mit oder ohne Hilfe automatisierter Verfahren ausgeführte Vorgang oder jede solche Vorgangsreihe im Zusammenhang mit personenbezogenen Daten wie das Erheben, das Erfassen, die Organisation, das Ordnen, die Speicherung, die Anpassung oder Veränderung, das Auslesen, das Abfragen, die Verwendung, die Offenlegung durch Übermittlung, Verbreitung oder eine andere Form der Bereitstellung, den Abgleich oder die Verknüpfung, die Einschränkung, das Löschen oder die Vernichtung.

Für weitere Definitionen verweisen wir auf Art. 4 DSGVO

(https://dejure.org/gesetze/DSGVO).

1. Name und Kontaktdaten des für die Verarbeitung Verantwortlichen sowie des betrieblichen Datenschutzbeauftragten

Diese Datenschutzinformation gilt für die Datenverarbeitung durch den verantwortlichen Betreiber dieser Onlineplattform: Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft, Ritterstraße 7, 49740 Haselünne, Deutschland (im Folgenden: BGAG), Email: berentzen@berentzen.de , Telefon: +49 (0)5961/502-0, Fax: +49 (0) 5961/502-268.

Der betriebliche Datenschutzbeauftragte (m/w) von BGAG ist wie folgt erreichbar:

Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft

Stephan Köster

Ritterstraße 7

49740 Haselünne

Telefon: +49(0) 5961/502-910

Telefax: +49(0) 5961/502-268

E-Mail-Adresse: datenschutz@berentzen.de

2. Erhebung und Speicherung personenbezogener Daten; Art und Zweck der Verwendung

a. Aufruf der Onlineplattform (Server-Logfiles)

Beim Aufrufen des Social Intranets „Flaschenpost“ werden durch den auf Deinem Endgerät zum Einsatz kommenden Browser automatisch Informationen an den Server dieser Onlineplattform gesendet. Diese Informationen werden temporär in einem Logfile gespeichert. Folgende Informationen werden dabei ohne Dein Zutun erfasst und bis zur automatisierten Löschung gespeichert:

IP-Adresse des anfragenden Rechners (Hostname)
Datum und Uhrzeit des Zugriffs
Name und URL der abgerufenen Datei
Onlineplattform, von der aus der Zugriff erfolgt (Referrer-URL)
verwendeter Browser und ggf. das Betriebssystem Deines Rechners
Name Deines Access-Providers.

Rückschlüsse auf Deine Person sind durch diese automatisch generierten Informationen möglich. Die vorgenannten Daten werden durch uns zu folgenden Zwecken verarbeitet:

Gewährleistung eines reibungslosen Verbindungsaufbaus der Onlineplattform
Gewährleistung einer komfortablen Nutzung unserer Onlineplattform
Auswertung der Systemsicherheit und –stabilität
zu weiteren administrativen Zwecken.

Die Rechtsgrundlage für diese Datenverarbeitung ist Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f der Verordnung (EU) 2016/679 des Europäischen Parlaments und des Rates vom 27. April 2016 zum Schutz natürlicher Personen bei der Verarbeitung personenbezogener Daten, zum freien Datenverkehr und zur Aufhebung der Richtlinie 95/46/EG (Datenschutz-Grundverordnung, im Folgenden: DSGVO). Unser berechtigtes Interesse folgt aus oben aufgelisteten Zwecken zur Datenerhebung. Die erhobenen Daten verwenden wir nicht zu dem Zweck, Rückschlüsse auf Deine Person zu ziehen, außer in Fällen von Rechtsverstößen oder gesetzlicher Verpflichtung hierzu.

Als Nutzer unserer Onlineplattform werden von Dir insb. folgende Kategorien personenbezogener Daten erhoben und verarbeitet:

Nutzungsdaten (z.B. besuchte Onlineplattform, Interesse an Inhalten, Zugriffszeiten)
Technische Daten (z.B. Browser, IP-Adressen, Betriebssystem)
Namen, Vornamen, Passwort
Kontaktdaten (z.B. E-Mail, Telefon, Anschrift)
durch den Nutzer frei eingestellte Daten.

Diese Daten verarbeiten wir auf der Rechtsgrundlage Deiner Einwilligung gem. Art. 6 Abs. 1 lit. a. und Art. 7 DSGVO.

Für Nutzer ist das Kriterium für die Dauer der Speicherung Deiner Daten das Bestehen eines Nutzerzugangs. Nach Löschung dieses Zugangs werden auch die Daten des Nutzers gelöscht. In unseren Backups und Log-Dateien können sich auch danach noch Daten von Dir befinden. Diese sind, falls nichts Wichtiges im Wege steht, spätestens drei Monate nach Löschung ebenfalls gelöscht.

Darüber hinaus setzen wir beim Besuch unserer Onlineplattform Cookies ein. Nähere Erläuterungen dazu erhältst Du unter den Ziff. 4 dieser Datenschutzerklärung.

b. Registrierung

Du hast die Möglichkeit, Dich auf unserer Onlineplattform unter Angabe von personenbezogenen Daten zu registrieren. Die betreffenden personenbezogenen Daten, die dabei an uns übermittelt werden, ergeben sich aus der Eingabemaske wie folgt:

Die von Dir dort eingegebenen personenbezogenen Daten werden ausschließlich für die interne Nutzung innerhalb dieser Onlineplattform verarbeitet.

Die Registrierung dient uns dazu, Dir Inhalte oder Leistungen anzubieten, die aufgrund der Natur der Sache nur registrierten Nutzern angeboten werden können.

3. Weitergabe von Daten

Eine Übermittlung Deiner persönlichen Daten an Dritte findet nur zu den im Folgenden aufgeführten Zwecken statt.

Wir geben Deine persönlichen Daten nur an Dritte weiter

wenn Du Deine nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. a DSGVO ausdrückliche Einwilligung dazu erteilt hast
wenn die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist und kein Grund zur Annahme besteht, dass Du ein überwiegendes schutzwürdiges Interesse an der Nichtweitergabe Deiner Daten hast
wenn für die Weitergabe nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. c DSGVO eine gesetzliche Verpflichtung besteht
wenn dies gesetzlich zulässig und nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. b DSGVO für die Abwicklung von Vertragsverhältnissen mit Dir erforderlich ist
auf Basis eines von uns mit einem Auftragsverarbeiter geschlossenen Auftragsverarbeitungsvertrags (AVV) nach Art. 28 DSGVO

Soweit wir beabsichtigen sollten, die personenbezogenen Daten für einen anderen als die vorgenannten Zwecke zu verwenden, stellen wir Dir vor dieser Weiterverarbeitung Informationen zur Verfügung über diesen anderen Zweck und alle anderen maßgeblichen Informationen gemäß Art. 13 Abs. 2 DSGVO zur Verfügung.

4. Cookies

Wir setzen auf unserer Onlineplattform Cookies ein. Hierbei handelt es sich um kleine Dateien, die Dein Browser automatisch erstellt und verwaltet und die auf Deinem Endgerät (Laptop, Tablet, Smartphone o.ä.) gespeichert werden, wenn Du unsere Onlineplattform besuchst. Cookies richten auf Deinem Rechner keinen Schaden an, sie enthalten keine Viren, Trojaner o.ä.

In einem Cookie werden Informationen abgelegt, die sich jeweils im Zusammenhang mit dem spezifisch eingesetzten Endgerät ergeben. Dies bedeutet jedoch nicht, dass wir dadurch unmittelbar Kenntnis von Deiner Identität erhalten.

Die Nutzung und das Setzen von Cookies kannst Du verhindern, indem im Browser das Setzen von Cookies blockiert wird (Informationen dazu findest Du in der Hilfefunktion des Browsers). Opt-Out-Cookies verhindern die zukünftige Erfassung der Daten beim Besuch dieser Onlineplattform. Es wird jedoch darauf hingewiesen, dass in diesem Fall gegebenenfalls nicht sämtliche Funktionen dieser Onlineplattform vollumfänglich genutzt werden können.

Der Einsatz von Cookies dient insbesondere dazu, die Nutzung unseres Onlineplattform-Angebots für Dich komfortabel zu gestalten. Wir setzen im Einzelnen folgende Cookies ein:

a. Session-Cookies, um zu erkennen, dass Du einzelne Seiten unserer Onlineplattform bereits besucht hast. Sie werden nur im Arbeitsspeicher des Rechners des Nutzers speichert. In einem Session-Cookie wird eine zufällig erzeugte eindeutige Identifikationsnummer abgelegt, eine sogenannte Session-ID. Außerdem enthält ein Cookie die Angabe über seine Herkunft und die Speicherfrist. Diese Cookies können keine anderen Daten speichern. Session-Cookies werden gelöscht, wenn die Nutzungssitzung auf der Onlineplattform beendet wird.

b. Temporäre Cookies, die für einen bestimmten festgelegten Zeitraum auf Deinem Endgerät gespeichert werden. Besuchst Du die Onlineplattform erneut, um unsere Dienste in Anspruch zu nehmen, wird automatisch erkannt, dass Du bereits bei uns warst und welche Eingaben und Einstellungen Du getätigt hast, um diese nicht noch einmal eingeben zu müssen.

c. Cookies zur statistischen Erfassung und zum Zweck der Optimierung unseres Onlineplattform-Angebotes (siehe Ziff. 5). Auch diese Cookies ermöglichen es, bei einem erneuten Besuch unserer Onlineplattform automatisch zu erkennen, dass Du unsere Onlineplattform bereits besucht hast. Diese Cookies werden nach einer jeweils definierten Zeit automatisch gelöscht.

Die durch Cookies verarbeiteten Daten sind für die genannten Zwecke zur Wahrung unserer berechtigten Interessen sowie der Dritter nach Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO erforderlich.

Die meisten Browser akzeptieren Cookies automatisch. Du kannst Deinen Browser jedoch so konfigurieren, dass keine Cookies auf Deinem Computer gespeichert werden oder stets ein Hinweis erscheint, bevor ein neuer Cookie angelegt wird. Die vollständige Deaktivierung von Cookies kann jedoch dazu führen, dass Du nicht alle Funktionen unserer Onlineplattform nutzen kannst. Session-Cookies (s.o. 4.a.) können üblicherweise nicht unterdrückt werden.

5. Tracking-Tools

Tracking-Tools, mit denen wir etwa Deine Onlineplattformnutzung näher analysieren oder auswerten könnten (z.B. statistisch) oder durch die ein bestimmtes Nutzungsverhalten von Dir erkennbar würde, werden auf dieser Onlineplattform nicht genutzt.

6. Social Media Plug-ins / Social Share Buttons

Social Plug-Ins oder Share Buttons, mit denen Du etwa unmittelbar mit unserer Onlineplattform verknüpft wirst oder umgekehrt diese Onlineplattform mit Deinem etwaigen Social Media Account unmittelbar verknüpft werden und durch die ggf. ein bestimmtes Nutzungsverhalten von Dir erkennbar würde, werden auf dieser Onlineplattform nicht genutzt.

7. Verwendung der Mobile App

Für ein optimales Nutzungserlebnis auf mobilen Endgeräten stellen wir auch Mobile Apps bereit mit denen Du „Flaschenpost“ nutzen kannst. Bei der Verwendung und Installation dieser Apps fallen bereits Daten entsprechend der Regeln der jeweiligen App-Stores an. Wir sind hierbei allerdings nicht Verantwortlicher, sondern die jeweiligen Betreiber. Die hierbei anfallenden Daten von Dir werden normalerweise in den USA verarbeitet. Für genauere Informationen musst Du leider bei den jeweiligen Betreibern nachfragen.

8. Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung

Wir setzten keine automatische Entscheidungsfindung oder ein Profiling ein.

9. Betroffenenrechte

Du hast das Recht jeweils unentgeltlich

gemäß Art. 15 DSGVO Auskunft über Deine von uns verarbeiteten personenbezogenen Daten zu verlangen. Insbesondere kannst Du Auskunft über die Verarbeitungszwecke, die Kategorie der personenbezogenen Daten, die Kategorien von Empfängern, gegenüber denen Deine Daten offengelegt wurden oder werden, die geplante Speicherdauer, das Bestehen eines Rechts auf Berichtigung, Löschung, Einschränkung der Verarbeitung oder Widerspruch, das Bestehen eines Beschwerderechts, die Herkunft Deiner Daten, sofern diese nicht bei uns erhoben wurden, sowie über das Bestehen einer automatisierten Entscheidungsfindung einschließlich Profiling und ggf. aussagekräftigen Informationen zu deren Einzelheiten verlangen;
gemäß Art. 16 DSGVO unverzüglich die Berichtigung unrichtiger oder Vervollständigung Deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen;
gemäß Art. 17 DSGVO die Löschung Deiner bei uns gespeicherten personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit nicht die Verarbeitung zur Ausübung des Rechts auf freie Meinungsäußerung und Information, zur Erfüllung einer rechtlichen Verpflichtung, aus Gründen des öffentlichen Interesses oder zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen erforderlich ist; gleiches gilt für den Fall der Einschränkung der Verarbeitung
gemäß Art. 18 DSGVO die Einschränkung der Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten zu verlangen, soweit die Richtigkeit der Daten von Dir bestritten wird, die Verarbeitung unrechtmäßig ist, Du aber deren Löschung ablehnst und wir die Daten nicht mehr benötigen, Du jedoch diese zur Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen benötigst oder Du gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt hast;
gemäß Art. 20 DSGVO Deine personenbezogenen Daten, die Du uns bereitgestellt hast, in einem strukturierten, gängigen und maschinenlesebaren Format zu erhalten oder die Übermittlung an einen anderen Verantwortlichen zu verlangen;
gemäß Art. 7 Abs. 3 DSGVO Deine einmal erteilte Einwilligung jederzeit gegenüber uns zu widerrufen. Dies hat zur Folge, dass wir die Datenverarbeitung, die auf dieser Einwilligung beruhte, für die Zukunft nicht mehr fortführen dürfen;
nicht einer ausschließlich auf einer automatisierten Verarbeitung — einschließlich Profiling — beruhenden Entscheidung unterworfen zu werden, die Dir gegenüber rechtliche Wirkung entfaltet oder Dich in ähnlicher Weise erheblich beeinträchtigt, sofern die Entscheidung (1) nicht für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen erforderlich ist, oder (2) aufgrund von Rechtsvorschriften der Union oder der Mitgliedstaaten, denen der Verantwortliche unterliegt, zulässig ist und diese Rechtsvorschriften angemessene Maßnahmen zur Wahrung der Rechte und Freiheiten sowie der berechtigten Interessen der betroffenen Person enthalten oder (3) mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person erfolgt. Ist die Entscheidung (1) für den Abschluss oder die Erfüllung eines Vertrags zwischen der betroffenen Person und dem Verantwortlichen erforderlich oder (2) erfolgt sie mit ausdrücklicher Einwilligung der betroffenen Person, trifft die Berentzen-Gruppe Aktiengesellschaft angemessene Maßnahmen, um die Rechte und Freiheiten sowie die berechtigten Interessen der betroffenen Person zu wahren, wozu mindestens das Recht auf Erwirkung des Eingreifens einer Person seitens des Verantwortlichen, auf Darlegung des eigenen Standpunkts und auf Anfechtung der Entscheidung gehört. Möchte die betroffene Person Rechte mit Bezug auf automatisierte Entscheidungen geltend machen, kann sie sich hierzu jederzeit an einen Mitarbeiter des für die Verarbeitung Verantwortlichen wenden und
gemäß Art. 77 DSGVO sich bei einer Aufsichtsbehörde zu beschweren. In der Regel kannst Du Dich hierfür an die Aufsichtsbehörde Deines üblichen Aufenthaltsortes oder Arbeitsplatzes oder unseres Kanzleisitzes wenden.

Zur Geltendmachung der Betroffenenrechte sende eine E-Mail an datenschutz@berentzen.de.

10. Widerspruchs-/Widerrufsrecht

Sofern Deine personenbezogenen Daten auf Grundlage von berechtigten Interessen gemäß Art. 6 Abs. 1 S. 1 lit. f DSGVO verarbeitet werden, hast Du das Recht, gemäß Art. 21 DSGVO Widerspruch gegen die Verarbeitung Deiner personenbezogenen Daten einzulegen bzw. eine etwaige Einwilligung der Verarbeitung zu widerrufen. Möchtest Du von Deinem Widerrufs- oder Widerspruchsrecht Gebrauch machen, genügt eine E-Mail an datenschutz@berentzen.de.

11. Datensicherheit

Wir verwenden innerhalb des Onlineplattform-Besuchs das verbreitete SSL-Verfahren (Secure Socket Layer) in Verbindung mit der jeweils höchsten Verschlüsselungsstufe, die von Deinem Browser unterstützt wird. In der Regel handelt es sich dabei um eine 256 Bit Verschlüsselung. Ob eine einzelne Seite unserer Onlineplattform verschlüsselt übertragen wird, erkennst Du an der geschlossenen Darstellung des Schüssel- beziehungsweise Schloss-Symbols in der unteren Statusleiste Deines Browsers.

Wir bedienen uns im Übrigen geeigneter technischer und organisatorischer Sicherheitsmaßnahmen, um Deine Daten gegen zufällige oder vorsätzliche Manipulationen, teilweisen oder vollständigen Verlust, Zerstörung oder gegen den unbefugten Zugriff Dritter zu schützen. Unsere Sicherheitsmaßnahmen werden entsprechend der technologischen Entwicklung fortlaufend verbessert.

12. Aktualität und Änderung dieser Datenschutzerklärung

Diese Datenschutzerklärung ist aktuell gültig und hat den Stand 25. Mai 2018 (Inkrafttreten der DSGVO).

Durch die Weiterentwicklung unserer Onlineplattform und Angebote darüber oder aufgrund sich ändernder gesetzlicher oder behördlicher Vorgaben kann es notwendig werden, diese Datenschutzerklärung zu ändern.