Nutzungsbedingungen für das Social Intranet der Berentzen-Gruppe
„Flaschenpost“
(basierend auf Gesamtbetriebsvereinbarung über die Nutzung des (Social) Intranets vom 24. Juli 2018)
Das Social Intranet der Berentzen-Unternehmensgruppe (im Folgenden: Unternehmen) „Flaschenpost“ wird zur unternehmensinternen Nutzung zur Verfügung gestellt und dient in Deinem Arbeitsalltag als Informationsgeber (News, Infodokumente, Leit- und Richtlininien, Produktfolder usw.) und Anwendungswerkzeug (bspw. Formularsammlung, Urlaubs- und Dienstreiseanträge, Reservierung von Besprechungsräumen und Poolfahrzeugen usw.). Vor allem aber stellt das Social Intranet eine interaktive Kommunikationsplattform zur Vernetzung und zum Austausch untereinander dar.
Wo gemeinsam online gearbeitet und kommuniziert wird, sind einige Regeln notwendig, die von Dir einzuhalten sind. Sie werden in dieser „Netiquette“ beschrieben. Durch diesen Rahmen werdet Ihr als Nutzer (m/w) unter einem virtuellen Dach vereint und Du kannst Dich über alles Wesentliche im Unternehmen jederzeit informieren und Dich zudem klar und unmissverständlich mit anderen Nutzern austauschen – zu fachlichen Themen aber auch abseits davon. Wir freuen uns darauf!
Für die einmalige Registrierung erhältst Du als Mitarbeiter des Unternehmens (auch Auszubildende und Langzeitpraktikanten) ein systemgeneriertes Passwort. Hiermit meldest Du Dich vor der ersten Nutzung an.
Anschließend erstellst Du für die Anmeldung Dein Nutzerprofil mit folgenden Parametern:
Vorname* | Nachname* | Profilbild | Geburtsdatum (ohne Jahr) | Position* | Unternehmen* | Bereich* | Standort* | Telefonnummer | Mobilfunk | E-Mail | Interessen/Hobbys/etc.
(*Pflichtfelder)
Außerdem kannst Du diese Nutzungsbedingungen sowie unsere Datenschutzhinweise lesen und ihnen jeweils per Opt-In zustimmen. Ohne diese Zustimmungen und ohne angelegtes Profil gelangst Du nicht ins Social Intranet. Die Pflege Deines Profils obliegt Dir selbst.
Die Nutzung des Social Intranets nach erfolgter Anmeldung ist freiwillig. Sie ist Dir während der Arbeitszeit möglich, sie baut aber keine Arbeitszeit zusätzlich auf. Die Nutzung außerhalb Deiner Arbeitszeit ist ebenfalls möglich, begründet aber keine Arbeitszeit. Die Nutzung des Intranets ist sowohl über dienstliche Endgeräte (Internetbrowser und Mobile App) als auch über private Endgeräte (Mobile App) möglich. Arbeitskraft und Arbeitspensum dürfen unter der Nutzung nicht leiden.
Über Neuigkeiten im Social Intranet, die Du nicht selbst bereits gelesen hast, wirst Du 2x wöchentlich per E-Mail informiert.
Rege Nutzung und kommunikativer Austausch sind gewünscht, das Social Intranet lebt davon. Allerdings gilt – gerade auch bei streitbaren Themen und hitzigen Diskussionen: Die allgemeinen Höflichkeits- und Umgangsformen sowie alle Verhaltensregeln sozialen Miteinanders sind einzuhalten, so wie Du sie auch bei einer Unterhaltung von Angesicht zu Angesicht einhalten würdest und eingehalten wissen möchtest. Das heißt: Wir legen Wert auf einen höflichen, sachlichen und freundlichen Ton, auf toleranten und respektvollen Dialog auf Augenhöhe. Achte auf Formulierungen und Rechtschreibung. Insgesamt geht es nicht darum, geschliffen zu formulieren, sondern darum, ungezwungen, frei und gegebenenfalls auch kritisch aber angemessen zu kommunizieren.
Stütze Deine Meinung auf prüfbare Argumente, nicht auf Verallgemeinerungen oder erkennbare Unwahrheiten. Teile oder kommentiere nicht unreflektiert Beiträge sondern vergewissere Dich, dass der Kontext richtig verstanden ist, denn durch das Fehlen von Mimik und Gestik bei der schriftlichen Kommunikation entstehen sonst leicht Missverständnisse.
Deine Beiträge werden nicht vergütet. Wenn Du das Unternehmen verlässt, wird Dein Profil gelöscht. Deine bis dahin veröffentlichten Beiträge bleiben jedoch bestehen. Die freien Nutzungsrechte hieran überträgst Du mit Veröffentlichung Deines Beitrags dauerhaft und unentgeltlich an das Unternehmen, eine Weitergabe durch uns an Dritte erfolgt nicht.
Du bist für Deine Beiträge selbst verantwortlich: es gilt die freie Meinungsäußerung, eine Zensur findet nicht statt. Im Bereich der Direktnachrichten seid Ihr unter Euch, hier haben wir keinen Einblick oder Zugriff.
Aber: halte Dich bitte immer an soziale Normen, rechtliche Vorgaben und gesetzliche Bestimmungen. Rechtliche Verstöße zum Beispiel durch beleidigende, provozierende, obszöne, schädigende, diskriminierende oder rassistische Beiträge haben in unserem Social Intranet nichts zu suchen.
Beiträge, die gegen geltendes Recht inklusive dieser Netiquette verstoßen, sind untersagt, werden unter Umständen entfernt und können sowohl nutzungsspezifische Konsequenzen haben (zum Beispiel Sperrung Deines Accounts) wie auch arbeitsrechtliche (zum Beispiel Abmahnung). Als betroffener Nutzer hast Du zuvor immer die Möglichkeit, uns Deinen Beitrag zu erklären; erst danach wird das Weitere entschieden. Hierzu sollte es aber gar nicht erst kommen. Überlege vor Veröffentlichung, ob Du Deinen Beitrag auch im Nachhinein vertreten könntest (Wahrheitsgehalt, Humorebene usw.). Dies gilt auch für das Teilen fremder Inhalte, zum Beispiel aus (öffentlichen) sozialen Netzwerken.
Bitte beachte unbedingt bestehende Urheber- und sonstige Schutzrechte Dritter bei Verwendung fremder Inhalte oder Rechte (insbesondere Bild-/Persönlichkeits-/Nutzungs- oder Markenrechte sowie Lizenzen), zum Beispiel Abbildungen, Fotos, Porträts, Posts, Links usw.). Zum Beispiel besteht das persönliche Recht am eigenen Bild: ein Foto mit Personen darauf darf nicht ohne das Einverständnis der abgebildeten Personen veröffentlicht werden. Fremde Inhalte sind mit Quelle (zum Beispiel Zeitschriftenname, Link) und Namen des Urhebers oder Autors zu kennzeichnen, auch bei Inhalten aus dem Internet oder über Creativ Commons Lizenzen. Achte zudem darauf, Veränderungen am Original zu kennzeichnen. Für Verstöße gegen vorgenannte Rechte übernehmen wir keine Haftung.
Fotos (Einzel- oder Gruppenfotos), die seitens des Unternehmens von Dir gemacht werden oder die Du uns zur betrieblichen Nutzung zur Verfügung stellst, dürfen intern, insbesondere auch im Social Intranet frei genutzt werden (zum Beispiel Dein Profilbild oder Fotografien im Zusammenhang mit Dienstjubiläen, Interviews oder Unternehmensevents), hiermit erklärst Du Dich ausdrücklich einverstanden.
Achte auf die Relevanz Deiner Beiträge sowie auf ihren Zusammenhang und ihren Bezug: Erstelle oder kommentiere Beiträge an örtlich und inhaltlich passender Stelle sowie gegenüber dem passenden Adressatenkreis.
Anregungen, offene Diskussionen und Projektarbeit außerhalb von Sachbearbeitung können im Chat- oder Direktnachrichtenbereich stattfinden. Verbindlicher Austausch bezüglich spezifischer Sachbearbeitung in Deinem jeweiligen Fachbereich findet nicht über das Social Intranet statt, das gleiche gilt für die Erteilung von Arbeitsaufträgen oder Dienstanweisungen (soweit nicht im Intranet solche Anweisungen als verbindliches Dokument hinterlegt sind, zum Beispiel die PC-Richtlinie).
Ein Austausch auch über Inhalte und Themen außerhalb Deiner täglichen Arbeit ist gewünscht: Verabrede Dich zum Beispiel für Treffen nach Feierabend, zum Kickern oder Volleyball spielen oder zum Geo Caching. Sag Deine Meinung zu tagespolitischen oder gesellschaftlichen Ereignissen, diskutiere die neueste Mode, stell Deine Lieblingsrezepte vor, bewerte unsere Produkte und Werbemaßnahmen. Je vielfältiger die Themen, umso spannender und lebendiger das Social Intranet – und entsprechend vielseitig ist der Austausch untereinander, durch alle Abteilungstüren hindurch, über alle Hierarchiegrenzen hinweg, alle Standorte vernetzend.
Persönliche Probleme untereinander sollten nicht im öffentlichen Chat-Bereich diskutiert werden, hierfür gibt es Direktnachrichten – am besten ist hier aber zumeist ein persönliches Gespräch, idealerweise von Angesicht zu Angesicht.
Um Dir jederzeit einen guten Überblick über vielleicht bereits erörterte Themen oder erstellte Beiträge zu verschaffen, kannst Du immer auch die Suchfunktion nutzen.
Dein Social Intranet Account ist durch ein sicheres Passwort geschützt. Wenn Du Dich über ein privat genutztes Endgerät einloggst, sorge dafür, dass dieses ausreichend geschützt ist und zum Beispiel über ein aktuelles Anti-Viren-Programm verfügt. So schützt Du Dich vor fremdem Zugriff auf Deinen Benutzerzugang. Außerdem ist hierdurch sichergestellt, dass unternehmensinterne Inhalte aus dem Intranet nicht an die Öffentlichkeit gelangen.
Die Moderatoren des Social Intranets organisieren die technische und inhaltliche Gestaltung, sie sind gleichwohl nicht alleinige Redakteure oder Autoren. Dies bist auf freiwilliger Basis jederzeit auch Du. Die Moderatoren helfen Dir bei Fragen und Anregungen gerne weiter. Zudem achten sie auf die Einhaltung der Netiquette, um eine möglichst reibungslose Zusammenarbeit sicherzustellen und für eine angenehme Atmosphäre auch hier zu sorgen.
Datenschutz ist uns auch im Social Intranet wichtig. Alle nötigen Informationen hierzu findest Du in der Datenschutzerklärung.
Wir sind berechtigt, diese Netiquette zu ändern oder zu ergänzen – dies kann insbesondere bei Änderungen rechtlicher Vorgaben der Fall sein. In diesem Fall wirst Du bei Deiner nächsten Anmeldung hierauf aufmerksam gemacht und kannst die neue Fassung der Netiquette lesen und ihr zustimmen.
Für Fragen, Anregungen, Kritik und Lob stehen Dir die Moderatoren gerne zur Verfügung. Diese findet Ihr namentlich mit jeweiligem Kontakt im Impressum.
Und jetzt: viel Spaß mit unserer „Flaschenpost“ – mach mit!
August 2018, Der Vorstand